O especialista lembra que estratégias simples podem ajudar profissionais a reduzir tarefas repetitivas, organizar prioridades e aproveitar melhor o tempo durante o expediente
Entre e-mails, reuniões, mensagens, planilhas e uma lista de tarefas que parece nunca terminar, administrar o tempo se tornou um dos principais desafios da rotina profissional. Nesse cenário, a inteligência artificial deixou de ser apenas uma tecnologia associada a grandes empresas e passou a ocupar espaço também nas atividades mais comuns do dia a dia.
Quando usada de maneira estratégica, a ferramenta pode ajudar a organizar informações, estruturar tarefas e reduzir o tempo gasto com atividades operacionais.
Uma das possibilidades é usar a IA como uma espécie de assistente para organizar a agenda. A ferramenta pode ajudar a transformar uma lista extensa de tarefas em prioridades, sugerir uma ordem de execução, criar cronogramas e até dividir projetos maiores em etapas menores. Também é possível utilizá-la para resumir reuniões e documentos, estruturar e-mails, criar rascunhos e padronizar tarefas que se repetem ao longo da semana.
“Um dos maiores ganhos da IA no ambiente de trabalho não está necessariamente em fazer algo completamente novo, mas em tirar das mãos do profissional aquilo que consome tempo e pouca energia estratégica. Se uma pessoa passa horas organizando informações, fazendo tarefas repetitivas ou começando um texto do zero, a inteligência artificial pode assumir parte desse processo e permitir que ela concentre o tempo no que realmente exige análise, criatividade e tomada de decisão”, explica Sergio Barbosa, estrategista digital e founder da Agência DPX.
Segundo o especialista, o segredo está em não encarar a IA como uma ferramenta que simplesmente “faz tudo sozinha”. Quanto mais claro for o comando e o contexto fornecido, mais útil tende a ser o resultado. Em vez de pedir apenas “organize minha semana”, por exemplo, o profissional pode informar seus compromissos, prazos, prioridades e tempo disponível para receber uma estrutura mais adequada à própria rotina. A tecnologia também pode ser utilizada para identificar gargalos e sugerir maneiras de otimizar processos.
“A IA funciona melhor quando existe uma pessoa no comando. Ela pode organizar, resumir, comparar, sugerir e acelerar uma série de tarefas, mas a decisão final continua sendo humana. O profissional precisa revisar as informações, conferir dados e entender se aquela sugestão realmente faz sentido para sua realidade”, afirma Barbosa, que é sócio de Igor Oliveira na empresa.
Para quem ainda não utiliza inteligência artificial no trabalho, uma forma simples de começar é observar quais atividades são repetidas todos os dias e consomem mais tempo. Responder mensagens semelhantes, organizar reuniões, transformar anotações em textos, criar listas, resumir documentos e estruturar planejamentos são alguns exemplos de tarefas que podem ser otimizadas. A ideia não é adicionar mais uma ferramenta à rotina, mas fazer com que a tecnologia reduza etapas desnecessárias.
“O melhor uso da IA não é necessariamente aquele que impressiona, mas aquele que devolve tempo para o profissional. Quando uma tarefa que levava uma hora passa a exigir 15 minutos de preparação e revisão, existe um ganho concreto de produtividade. A partir daí, o desafio é usar esse tempo recuperado de maneira inteligente, e não simplesmente preencher a agenda com mais tarefas”, completa o estrategista digital.
(Crédito: Karoline Amaral/Divulgação)
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